La solución completa para el Escrito Oficial Electrónico y el Control de Gestión Documental

Peg@sus es la solución colaborativa —de arquitectura empresarial orientada a servicios— que facilita la adopción de un modelo real de la oficina libre de papel, a través del tratamiento integral de asuntos y expedientes —cuya gestión se adapta a los flujos dinámicos de trabajo de las organizaciones, conformados por documentos electrónicos —provenientes de diversas fuentes— basados en la firma electrónica (FIEL), con el fin de garantizar la certidumbre jurídica de quien participa, tanto para asegurar la autoría de la persona en lo individual, como para garantizar la integridad del contenido.

	Características principales Permite la elaboración de documentos electrónicos con validez jurídica mediante el uso de firma electrónica y otros mecanismos de seguridad informática. Habilita la colaboración electrónica de personas a través de procesos dinámicos mediante el uso de tecnología de punta de bases de datos, Internet y Web. Permite el control automático de la gestión de asuntos mediante una base de conocimiento del actuar organizacional.

	A quien va dirigido Para cualquiera de los tres poderes (Ejecutivo, Legislativo y Judicial) dentro de los órdenes de Gobierno (Federal, Estatal o Municipal) Peg@sus está diseñado como una solución de escritorio que se adapta a los diferentes roles de la organización: desde funcionarios y ejecutivos, asesores, hasta operativos y secretarias.

	Ventajas y beneficios Habilita un modelo real de "Gobierno sin Papel." Reduce los tiempos de respuesta y asegura la consistencia e igualdad de trato de todos los servicios y trámites gubernamentales. Minimiza el desgaste administrativo entre ciudadanos y gobierno. Incrementar la efectividad operativa al contar con una base de conocimientos institucional. Permite contar con información estratégica en forma expedita y certera. Reduce los costos de operación tanto al disminuir el costo de papel como al permitir el teletrabajo. Garantiza la certidumbre jurídica a través del uso de la Firma Electrónica. Incrementa la seguridad y confidencialidad de la información al usar mecanismos electrónicos respecto a la información contenida en papel. Permite cumplir con el Decreto de Austeridad del 4 de diciembre del 2006 y con los Lineamientos del 24 de abril del 2006 emitidos por la Comisión Intersecretarial de Gobierno Electrónico.

	Detalles funcionales Los procesos dinámicos administrados por Peg@sus, a diferencia de los procesos rígidos implementados en sistemas tipo ERP, CRM o BPM, habilitan a las organizaciones para efectivamente participar del cambio acelerado de nuestra sociedad. Los procesos dinámicos modelados en Peg@sus pueden ser establecidos instantáneamente bajo demanda del usuario final, pues no requieren el arduo y altamente especializado proceso de modelado y simulación de procesos que los sistemas ERP y similares obligan antes de entrar en producción. Así, Peg@sus apalanca y extiende las competencias de la gente para facilitar la mejora continua de las organizaciones. Peg@sus implementa la Firma Electrónica, así como la tecnología más reciente de seguridad informática -tanto en el almacenamiento como en la transmisión vía Internet de la información- para establecer un marco de trabajo de manejo de documentos electrónicos que tiene la misma certidumbre jurídica que da el manejo tradicional de documentos en papel. Los arquitectos de Pegaso Tecnología lograron materializar en Peg@sus un interfaz con el usuario vía Web que se asemeja a otros sistemas de uso común como Microsoft Outlook® o Microsoft Windows Live®. Más aún, Peg@sus está integrado con Microsoft Word® y Microsoft Outlook®, permitiendo también trabajar directamente desde Microsoft Office®. El resultado de todo esto es que las organizaciones pueden esperar muy bajos costos de entrenamiento y periodos cortos para alcanzar los beneficios de una solución de oficina sin papel. Peg@sus contempla el uso integrado de digitalizadores de papel (scanners) tanto para permitir una adopción paulatina del sistema dentro de la organización, como para permitir la colaboración con otras organizaciones que no tengan todavía Peg@sus. De esta forma, un asunto o trámite recibido en papel puede ser incorporado a Peg@sus para su tratamiento colaborativo y su seguimiento. Con este mismo propósito, Peg@sus también contempla el uso integrado del correo electrónico. De esta forma, un asunto o trámite recibido mediante correo electrónico también puede ser incorporado a Peg@sus. La arquitectura empresarial de Peg@sus basada en tecnología SOA (Service Oriented Architecture — Arquitectura Orientada a Servicios) permite conectarlo a los sistemas legados de la organización, como bases de datos de documentos digitales (como EMC Documentum o Laserfiche), sistemas de colaboración (como Lotus Notes), o cualquier otro sistema tanto comprado como hecho en casa. Asimismo, la arquitectura SOA de Peg@sus permite establecer una federación de sistemas Peg@sus para lograr una comunicación totalmente libre de papel, en condiciones de certidumbre jurídica total entre organizaciones usuarias de Peg@sus.

	Marco Jurídico De acuerdo al Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2007-2012, el eje rector No. 5 relativo a Democracia efectiva y política exterior responsable, en el apartado 5.4 Eficacia y eficiencia gubernamental, se cita del Objetivo 4 y, en específico, la Estrategia 4.1, cita: Se aprovecharán las tecnologías de la información para comunicar a los funcionarios públicos entre sí y con la ciudadanía, y hacer más efectiva la provisión de servicios y bienes públicos; para facilitar el acceso a la información pública, promover la transparencia, manejar grandes cantidades de información… Para que la adopción y el aprovechamiento de las tecnologías de la información … se ajustarán … los hábitos de la Administración Pública Federal. Asimismo, se compilará, homogeneizará y sistematizará toda la información del gobierno para adaptarla a las nuevas tecnologías… El resultado de esta estrategia generará un beneficio sustancial para los ciudadanos, ya que la utilización de los procesos electrónicos permite abatir costos de operación, ahorrar tiempo, desalentar la discrecionalidad y abatir la brecha digital... http://pnd.calderon.presidencia.gob.mx/index.php?page=eficacia-y-eficiencia-gubernamental Nuestra solución coadyuva a alcanzar las metas específicas del PND de la Administración Pública Federal. Además, Peg@sus se apega -y excede- los alcances del marco jurídico vigente: La Presidencia de la República instruye a las dependencias del Ejecutivo a "implantar sistemas de control de gestión automatizados" (Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administración Pública Federal — DOF 4 de diciembre del 2006 — ). La Comisión Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico, a través de la Subcomisión del Oficio Electrónico, emite los "Lineamientos para la Operación, Funcionalidad, Comunicación y Seguridad de los Sistemas Automatizados de Control de Gestión" (lineamientos emitidos por la Subcomisión el 24 de abril del 2006).

	Tiempos de Implementación Una implementación típica de Peg@sus requiere de doce semanas (tres meses) y contempla las siguientes actividades: Personalizar Peg@sus a la imagen institucional Instalar los componentes servidores de Peg@sus Realizar pruebas de máximo esfuerzo de Peg@sus sobre la infraestructura TIC del cliente Capacitar en la operación de Peg@sus a los ingenieros y/o técnicos informáticos del cliente Capacitar en el uso de Peg@sus, bajo un esquema de "entrenamiento a entrenadores," a ingenieros y/o técnicos informáticos del cliente Realizar un piloto pre-productivo como parte de un proceso de adopción tecnológica. Realizar pruebas finales con Peg@sus funcionando paulatinamente en toda la organización.

	Requisitos de Infraestructura de TIC Los requisitos de infraestructura de TIC para instalar Peg@sus dependen del número esperado de usuarios y del comportamiento de los procesos internos de la organización. Estas dos variables inciden en el número promedio de operaciones por segundo sometidas a Peg@sus, y por lo tanto determinan la potencia computacional y de telecomunicaciones exigida a la infraestructura de TIC para lograr un nivel de servicio adecuado. Afortunadamente, no obstante esta variabilidad, siempre es posible establecer casos de referencia en base a mediciones de máximo esfuerzo realizados en nuestros laboratorios. A continuación se presenta el caso de referencia de los requisitos de infraestructura de TIC para que Peg@sus logre soportar 300 operaciones por segundo manteniendo el tiempo promedio de respuesta en un segundo. La relación estimada entre operaciones por segundo y número total de usuarios del sistema es de 1:10, lo cual significa que este caso de referencia supone que 3 mil usuarios usan Peg@sus. Hardware: Función Número de Servidores Sistema Operativo CPU x Servidor RAM x Servidor Disco x Servidor Servidores de Presentación 2 Windows Server 2003/2008 con SP1 o R2 (64 o 32 bits) 2 Procesadores a 3GHz (32 o 64 bits) 2 GB 40 GB Servidores de Procesamiento 2 Windows Server 2003/2008 con SP1 o R2 (64 o 32 bits) 2 Procesadores a 3GHz (32 o 64 bits) 2 GB 40 GB Servidores de Contenido (Sharepoint) 2 Windows Server 2003/2008 con SP1 o R2 (64 o 32 bits) 2 Procesadores a 3GHz (32 o 64 bits) 2 GB 40 GB Servidor de Base de Datos 1 Windows Server 2003/2008 con SP1 o R2 (64 bits) 4 Procesadores a 3GHz (64 bits) 8 GB Variable A continuación se listan los requisitos de software base para Peg@sus; tanto para las computadoras cliente de escritorio, como para las computadoras servidores. Software: Equipo Software Necesario Cliente Microsoft Windows XP (SP2 o superior) o Microsoft Windows Vista (32 o 64 bits) o Microsoft Windows 7 (32 o 64 bits) Microsoft .NET Framework 3.5 (SP1 o superior) Microsoft Internet Explorer versión 7.0 o superior Microsoft Office Professional 2003 o Microsoft Office Professional 2007 (requiere uso de Microsoft Word y Microsoft Outlook) Servidor de Presentación Microsoft Windows Server 2003 Server R2 o Microsoft Windows Server 2008 R2 Internet Information Services (IIS) versiones 6.0 o 7.0 o 7.5 Microsoft .NET Framework 3.5 (SP1 o superior) Servidor de Procesamiento Microsoft Windows Server 2003 Server R2 o Microsoft Windows Server 2008 R2 Internet Information Services (IIS) versiones 6.0 o 7.0 o 7.5 Microsoft .NET Framework 3.5 (SP1 o superior) Servidor de Repositorio Documental Microsoft Windows Server 2003 Server R2 o Microsoft Windows Server 2008 R2 Internet Information Services (IIS) versiones 6.0 o 7.0 o 7.5 Microsoft .NET Framework 3.5 (SP1 o superior) Windows Sharepoint Services 3.0 (SP1 o superior) o Microsoft Office SharePoint Server 2007 (SP1 o superior) Servidor de Base de Datos Microsoft Windows Server 2003 Server R2 o Microsoft Windows Server 2008 R2 SQL Server 2005 Enterprise Edition (SP2 o superior) o SQL Server 2008 Enterprise Edition o SQL Server 2008 R2 Enterprise Edition

	Factores de éxito de Implementación Situación en la cobertura informática del control de gestión documental: Antes de adoptar nuestra solución, es conveniente saber el nivel de madurez del organismo que está considerando adoptar un sistema de control de gestión. Primer nivel de madurez: Registro de solicitudes y respuestas Registro de acuses de recepción Seguimiento reactivo y limitado de asuntos: registrado, atendido, etc. Búsqueda simple de documentos Seguridad limitada y rígida (todo o nada) Reportes estadísticos de entradas y salidas Segundo nivel de madurez: Alcances del primer nivel más… Seguimiento a flujos dentro de la organización Se limita a mimetizar el modelo de manejo de documentos en papel con empleo de firma autógrafa Seguridad sigue siendo limitada y rígida. Tercer nivel de madurez : alcances del segundo nivel más… Uso de Firma Electrónica (FIEL) Seguimiento de inicio a fin a flujos dentro y fuera de la organización Automatización de la formulación de documentos incorporando FIEL Seguridad completa y flexible (en base a roles) Ambiente colaborativo Administración de contenido Soporte a la toma de decisiones

	Experiencias y Referencias Peg@sus es el resultado de más de 10 años de experiencia de personal involucrado en diversas dependencias de gobierno, tanto en áreas de TI como en áreas de ejecutivas y operativas. Peg@sus (antes SISAO — Sistema Integral de Seguimiento Administrativo de Oficinas) fue implementado y funciona exitosamente en: Secretaría de Energía (SENER) Secretaría de Comunicaciones y Transportes (SCT) PEMEX Exploración y Producción (PEP Región Sur) Apoyos y Servicios a la Comercialización Agropecuaria (ASERCA) Fideicomisos Instituidos en Relación con la Agricultura (FIRA)

	Pegasus* El software denominado "Software Peg@sus" corresponde al Sistema Registrado en el INDAUTOR con el nombre de "SISAO", Sistema Integral de Seguimiento Administrado de Oficinas el cual se encuentra debidamente registrado bajo el número de registro 141701 de fecha 13 de Junio de 1997.